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Política de Protección de Datos

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1. OBJETIVO

La presente POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES, pretende regular la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de datos personales en la empresa STEFANINI SYSMAN SAS, brindando herramientas que garanticen la autenticidad, confidencialidad e integridad de la información.

La Política se estructura siguiendo los mandatos de la ley estatutaria 1581 de 2012, decretos y demás normativa que la complemente, modifique o derogue.

2. IDENTIFICACIÓN 

NOMBRE: STEFANINI SYSMAN, ente privado, con régimen común.

Dirección: CALLE 24 N. 20-29
Correo electrónico:  Sysman@sysman.com.co

3.  ALCANCE

La Política de STEFANINI SYSMAN. Cubre todos los aspectos administrativos, organizacionales y de control que deben ser cumplidos por los directivos, funcionarios, contratistas y terceros que laboren o tengan relación directa con STEFANINI SYSMAN SAS.

La Política se integrará con los Manuales de Políticas de Seguridad de la Información y de Gestión de Activos de la Información.

4.  MARCO LEGAL

  1. Ley 1581 de 2012 mediante la cual se expidió el Régimen General de Protección de Datos Personales.
  2. Decreto 1377 del 2012 mediante el cual  se damas a conocer actualizar y rectificar información que se hayan recogido en las bases de datos o archivos.
  3. Sentencia de Constitucionalidad C–748 de 2011 la corte Constitucional declaró exequible el Proyecto de Ley Estatutaria de Protección de Datos Personales. 

5. DESARROLLO

Se incorpora en todas sus actuaciones el respeto por la protección de datos personales. En consecuencia, solicitará desde el ingreso del dato, autorización para el uso de la información que reciba para las finalidades propias de su objeto misional.

Se respeta  los principios establecidos en la ley y atenderá en sus actuaciones y manejo de información de datos personales las finalidades que se deriven de la recolección de los mismos.

Se implementará  las estrategias y acciones necesarias para dar efectividad al derecho consagrado en la ley estatutaria 1581 de 2012 y demás normativas que la complemente, modifique o derogue.

Se dará  a conocer a todos sus usuarios los derechos que se derivan de la protección de datos personales.

6. PRINCIPIOS RECTORES

  1. Principio de Legalidad en materia de Tratamiento de datos:El tratamiento de datos es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la ley y en las demás disposiciones que la desarrollen.
  1. Principio de Finalidad:El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución Política y la ley, la cual debe ser informada al Titular.

En lo correspondiente a la recolección de datos personales, STEFANINI SYSMAN se limitará a aquellos datos que sean pertinentes y adecuados para la finalidad con la cual fueron  recolectados o requeridos: Atención al cliente o Fabrica, etc…, deberán informar al titular el motivo por el cual se solicita la información y el uso específico que se le dará a la misma.

  1. Principio de Libertad:El tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
  1. Principio de Veracidad o Calidad:La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
  1. Principio de Transparencia:En el tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable de dicho tratamiento o del Encargado, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
  2. Principio de Acceso y Circulación Restringida:El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales y de las disposiciones constitucionales y legales. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la Ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la ley citada.
  3. Principio de Seguridad:La información sujeta a tratamiento por STEFANINI SYSMAN,  se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, y evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  4. Principio de Confidencialidad:  STEFANINI SYSMAN está obligada a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas por  la Ley.

7. CATEGORÍAS ESPECIALES DE DATOS

7.1 Datos Sensibles

Los datos sensibles son aquellos datos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos. 

7.2 Tratamiento de datos personales sensibles

Se podrá hacer uso y tratamiento de los datos catalogados como sensibles cuando:

  1. El Titular haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en los casos que por ley, no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización;
  2. El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización;
  3. El tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG asociadas a cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran  exclusivamente a los miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin autorización del titular;
  4. El tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial;
  5. El tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica, o dentro del marco de procesos de mejoramiento, siempre y cuando se adopten las medidas conducentes a la supresión de identidad de los titulares. 

8. DERECHO Y CONDICIONES DE LEGALIDAD DEL TRATAMIENTO DE DATOS 

8.1 Derechos de los titulares

El titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:

  1. Conocer,  actualizar  y  rectificar  sus  datos  personales  frente  a STEFANINI SYSMAN S.A.S. en  su condición  de  responsable  del  tratamiento.  Este  derecho  se  podrá  ejercer,  entre otros,  frente  a  datos  parciales,  inexactos,  incompletos,  fraccionados,  que  induzcan  error,  o  aquellos  cuyo  tratamiento  esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
  2. Solicitar  prueba  de  la autorización  otorgada  a STEFANINI SYSMAN S.A.S. salvo  cuando expresamente  se exceptúe como requisito para el tratamiento (casos en los cuales no es necesaria la autorización);
  3. Ser  informado  por STEFANINI SYSMAN S.A.S. ,  previa  solicitud,  respecto  del  uso  que  le  ha  dado  a sus  datos personales;
  4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
  5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales;
  6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

8.2 Deberes de   STEFANINI SYSMAN:

En  virtud  de  la  presente  política  de  tratamiento  y  protección  de  datos  personales  son deberes  de  STEFANINI SYSMAN, los siguientes, sin perjuicio de las disposiciones previstas en la ley.

  1. Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y  efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
  2. Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
  3. Informar  debidamente  al  titular  sobre  la  finalidad  de  la  recolección  y  los  derechos que  le  asisten  en virtud de la autorización otorgada.
  4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  5. Garantizar que la información sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
  6. Actualizar  la  información,  atendiendo  de  esta  forma  todas  las  novedades  respecto  de  los  datos  del titular.   Adicionalmente,   se   deberán   implementar   todas   las   medidas   necesarias   para   que   la información se mantenga actualizada.
  7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente.
  8. Respetar las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
  9. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados por la ley.
  10. Identificar cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular.
  11. Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.
  12. Informar  a  la  autoridad  de  protección  de  datos  cuando  se  presenten  violaciones  a los  códigos  de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
  13. Cumplir los requerimientos e instrucciones que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio sobre el tema en particular.
  14. Usar únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley 1581 de 2012.
  15. Stefanini Sysman hará uso de los datos personales del titular solo para aquellas finalidades para las que  se  encuentre  facultada  debidamente  y  respetando  en  todo  caso  la  normatividad  vigente sobre protección de datos personales.

9. CLASIFICACIÓN DE INFORMACIÓN Y DE BASES DE DATOS

Las bases de datos se clasificarán de la siguiente manera:

9.1  Bases de datos Confidenciales:

Son  bases de datos o ficheros electrónicos con información confidencial la cual trata el modelo de negocio de STEFANINI SYSMAN S.A.S. es el caso de datos financieros, bases de datos del personal, bases de datos con información sensible sobre clientes, proveedores etc

9.2 Bases de datos con Información Sensible:

Son los datos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos. En STEFANINI SYSMAN S.A.S. el acceso a este tipo de información es restringido y únicamente será conocido por un grupo autorizado de funcionarios.

10.  DERECHOS Y CONDICIONES DE LEGALIDAD PARA EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS

10.1 DERECHOS DE  LOS TITULARES

Los Titulares de los datos personales tienen los siguientes derechos:

  1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a STEFANINI SYSMAN S.A.S. en su condición de responsable del tratamiento.
  2. Solicitar prueba de la existencia de la autorización otorgada a STEFANINI SYSMAN S.A.S. salvo los casos en los que la Ley exceptúa la autorización, por un medio escrito valido.
  3. Ser informado por  STEFANINI SYSMAN, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
  4. Acudir ante las autoridades legalmente constituidas, en especial ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) y presentar quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente, previo tramite de consulta o requerimiento ante el responsable del tratamiento.
  1. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de los datos personales cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales vigentes.
  1. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

10.2  PERSONAS A QUIENES SE LES PUEDE SUMINISTRAR INFORMACIÓN

La información que reúna las condiciones establecidas en la ley podrá suministrarse a las siguientes personas:

  1. A los titulares, sus causahabientes (cuando aquellos falten) o sus representantes legales.
  2. A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
  3. A los terceros autorizados por el titular o por la ley 

11. PROCEDIMIENTOS 

11.1 Consultas

Los Titulares de los datos personales o sus causahabientes, podrán consultar sus datos personales que reposan en la base de datos. En consecuencia, STEFANINI SYSMAN S.A.S. garantizará el derecho de consulta, suministrando a los Titulares de datos personales, toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.

La consulta se formulará a través del correo Sysman@sysman.com.co

La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término

11.2 Reclamos

El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la normativa sobre Protección de Datos Personales, podrán presentar un reclamo ante el responsable del tratamiento.

  1. El reclamo deberá ser presentado por el Titular de los datos personales, diligenciando el formato de Reclamación para el Tratamiento de Datos Personales que podrá solicitar mediante el envío de un correo electrónico a la dirección sysman@sysman.com.co. En este formato el Titular deberá indicar si desea que sus datos sean actualizados, rectificados o suprimidos o bien si desea revocar la autorización que se había otorgado para el tratamiento de los datos personales. Para efectos de reclamos, el Titular deberá tener en cuenta lo previsto en el artículo 15 de la ley 1581 de 2012.

En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

  1. Una vez recibido el correo sysman@sysman.com.cocon el reclamo completo, éste se catalogará con la etiqueta “reclamo en Trámite” y el motivo del mismo en un término no mayor a dos  (2) días hábiles. Dicha  etiquetase mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.
  1. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del Primer término.

12.  DEBERES DE LOS  RESPONSABLES  DEL TRATAMIENTO    

Petición de actualización, rectificación y supresión de Datos 

STEFANINI SYSMAN  rectificará y actualizará, a solicitud del titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos antes señalados, para lo cual el titular allegará la solicitud al correo electrónico sysman@sysman.com.co indicando la actualización, rectificación y supresión del dato y aportará la documentación que soporte su petición.

Revocatoria de la autorización/o supresión del dato

Los titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual, para ello pondrá a disposición del Titular el correo electrónico sysman@sysman.com.co.

Si vencido el término legal respectivo, STEFANINI SYSMAN, según fuera el caso, no hubieran eliminado los datos personales, el Titular tendrá derecho a solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio que ordene la revocatoria de la autorización y/o la supresión de los datos personales. Para estos efectos se aplicará el procedimiento escrito en el artículo 22 de la Ley 1581 de 2012

Deberes de los responsables del tratamiento

Las obligaciones más importantes a cargo del Comité de Seguridad son las siguientes:

  1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
  2. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
  3. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
  4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  5. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
  6. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a éste se mantenga actualizada.
  7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del tratamiento.
  8. Suministrar al Encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley.
  9. Exigir al Encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
  10. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley.
  11. Informar al Encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentre en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
  12. Informar a solicitud del Titular el uso dado a sus datos personales.
  13. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
  14. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio

13.  VIGENCIA Y ACTUALIZACIÓN

La presente Política entra en vigencia a partir de su aprobación por parte del Comité de Seguridad de la Información y su actualización dependerá de las instrucciones de dicho Comité.

Se articularán las acciones conducentes a la protección de datos personales dentro del Comité de Seguridad de la Información, el cual realizará revisiones periódicas de la correcta ejecución de la Política de manera conjunta con el Oficial de Protección de Datos de Stefanini Sysman.

La versión aprobada de esta Política se publicará  de manera formal en STEFANINI SYSMAN S.A.S.

Es un deber de los empleados y colaboradores de STEFANINI SYSMAN S.A.S. conocer esta Política y realizar todos los actos conducentes para su cumplimiento, implementación y mantenimiento.

La presente Política  en su definición DG_052_PoliticaProteccionDAtosPersonales_v0 , de Protección de Datos Personales fue aprobada  por la gerencia STEFANINI SYSMAN S.A.S. el día VEINTISEIS (26) de febrero  del dos mil dieciséis  (2016).